Pengertian, Jenis, Struktur dan Tujuan Memo

Jakarta: Perusahaan biasa menggunakan komunikasi bisnis internal melalui memo atau memorandum. Memo digunakan untuk menyampaikan pesan dengan sifat tidak resmi, surat peringatan dalam konteks tertentu, atau pemberitahuan dalam hubungan diplomatik.
 
Yuk kita mengenal lebih dalam dengan memo mulai dari pengertian, jenis, stuktur, dan tujuannya berikut ini dikutip dari mediaindonesia.com:

Pengertian memo

Surat memo sering kali diartikan sebagai medium yang digunakan oleh pimpinan untuk memberikan nasihat, instruksi, atau data dalam bentuk catatan, terutama dalam konteks hubungan diplomatik.
 
Memo adalah pesan singkat yang ditulis dengan singkat, jelas, dan mudah dipahami. Memo dapat berupa nota atau surat pernyataan yang berisi saran, arahan, atau penerangan.

Surat memo biasanya memiliki format ringkas, tidak melebihi 10 baris, dan dapat berupa tulisan tangan atau hasil ketikan. Penyampaian memo sering dilakukan melalui selembar kertas kecil atau catatan tempel (sticky note) yang dapat ditempelkan di tempat yang mudah terlihat dan dibaca.
 
Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, memo atau nota internal memiliki peran penting sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara cepat dan efisien. Contoh memo yang baik dan efektif harus mencakup komponen-komponen kunci yang perlu diperhatikan dalam penulisannya.

Tujuan memo

Memo berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pesan dalam berbagai situasi, baik secara resmi maupun tidak, mulai dari pengumuman kebijakan perusahaan hingga pengingat tentang pertemuan. Keberhasilan memo sebagai alat komunikasi terletak pada praktisitasnya yang memungkinkan pengiriman pesan secara singkat, padat, dan jelas.
 
Tujuan dari penulisan memo, baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi, ialah menyampaikan informasi kepada pihak yang dituju. Dalam konteks perusahaan, memo memiliki beberapa tujuan spesifik, yakni:

1. Memberikan instruksi, pengingat, atau perintah terkait tugas yang harus diselesaikan oleh seluruh karyawan
2. Menyampaikan informasi terkait perubahan-perubahan peraturan di instansi, perusahaan, atau organisasi
3. Memberikan update tentang kemajuan proyek yang sedang berlangsung
4. Menyampaikan jadwal rapat serta merangkum kesepakatan yang telah dicapai, dan sebagainya

Stuktur memo

Dalam konteks bisnis, memo memiliki struktur umum yang mencakup pengantar yang menjelaskan tujuan atau latar belakang pesan, badan pesan yang merinci informasi atau instruksi, dan penutup yang dapat mencakup tindakan atau tanggapan yang diharapkan. Memo tetap menjadi elemen penting dalam mendukung komunikasi internal di berbagai organisasi.
 
Proses penulisan surat memo biasanya mengusung gaya yang singkat, padat, dan jelas, dengan tujuan agar isinya dapat tersampaikan dan dipahami dengan baik oleh penerima. Memo tidak mengikuti format kop surat dan formatnya bervariasi di setiap perusahaan, bergantung pada aturan format yang berlaku saat itu dan telah dipilih oleh perusahaan tersebut.
 
Berikut stuktur memo:

1. Header

Bagian ini mencakup informasi dasar seperti tanggal penulisan, pengirim, dan penerima, memberikan konteks waktu dan identitas. Berikut contohnya:
 
Tanggal: 10 Februari 2024
Dari:
Kepada:

2. Subjek

Subjek mempresentasikan topik atau tujuan memo secara jelas dan singkat, membantu pembaca memahami konten utama. Berikut contohnya:
 
Subjek: Pemberitahuan Rapat Bulanan

3. Pengantar (opening)

Bagian ini memberikan konteks atau latar belakang yang relevan dengan pesan yang akan disampaikan, mempersiapkan pembaca untuk informasi lebih lanjut. Berikut contohnya:
 
Dear Tim,
 
Ini adalah pengingat untuk rapat bulanan kita…

4. Badan pesan (body)

Bagian utama yang memuat informasi, instruksi, atau pemberitahuan yang ingin disampaikan, biasanya terbagi dalam paragraf yang rapi dan mudah dimengerti. Berikut contohnya.
 
Harap persiapkan laporan dan pertanyaan rekan-rekan semua. Terima kasih.

5. Penutup (closing)

Bagian penutup menandai akhir memo dan sering kali berisi tindakan atau tanggapan yang diharapkan dari penerima. Berikut contohnya.
 
Hormat kami,
(Nama Pengirim)

6. Lampiran (attachment)

Jika memo melibatkan lampiran seperti dokumen atau informasi tambahan, lampiran tersebut dapat disertakan dan disebutkan secara singkat di akhir memo.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Berikut hal-hal yang harus diperhatikan saat menulis memo:

1. Pilih kata-kata yang jelas dan mudah dipahami
2. Fokus pada informasi yang ingin disampaikan untuk menghindari pemborosan waktu pembaca
3. Gunakan bahasa yang formal dan benar, hindari penggunaan bahasa informal atau slang
4. Berikan penekanan pada kata-kata kunci dengan menggunakan huruf kapital
5. Sampaikan pesan dengan kata-kata yang sopan dan menghormati
6. Lakukan pembacaan dan pengecekan ulang sebelum mengirimkan memorandum yang telah disusun

Contoh memo

Dengan segala kelebihannya, surat memo menjadi dokumen krusial untuk menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif. Berikut contoh memo:
 
PT Berkah Gemilang
Jalan Putih No. 99 Bendul Merisi
Surabaya
Telepon. (021) 12345678
 
MEMO
 
Dari: Manajer
Kepada: Divisi HRD
 
Surabay, 3 Januari 2024
 
Mohon kepada seluruh tim di divisi HRD, khususnya bagian rekrutmen pegawai baru, untuk meningkatkan kecepatan kerja, mengingat adanya banyak karyawan yang keluar pada bulan ini karena habis kontrak dan tidak diperpanjang.
 
Dalam rangka menjaga kelancaran operasional perusahaan, saya berharap agar bagian tersebut dapat bekerja lebih efisien. Target perekrutan pegawai baru untuk bulan ini ditetapkan sebanyak 50 orang. Terima kasih atas kerja sama dan perhatiannya.
 
Manajer
Susi
 
Itulah penjelasan soal memo. Semoga informasi ini bermanfaat yaa.
 

Baca juga: Surat Dinas: Pengertian, Ciri-ciri, Struktur, dan Contoh

 
 
Cek Berita dan Artikel yang lain di

Google News

Viral! 18 Kampus ternama memberikan beasiswa full sampai lulus untuk S1 dan S2 di Beasiswa OSC. Info lebih lengkap klik : osc.medcom.id