Nah, surat terbagi menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Surat pribadi biasa digunakan untuk berkomunikasi secara pribadi.
Sementara itu, surat dinas ialah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau lembaga kepada perseorangan atau instansi lain yang berisi hal-hal kedinasan.
Nah, dalam artikel berikut bakal dibahas lengkap soal surat dinas mulai dari pengertian, ciri-ciri, struktur, dan contoh:
Pengertian surat dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu yang berisikan informasi atau hal yang berkaitan dengan kedinasan pada instansi atau lembaga tersebut.Informasi kedinasan dalam surat dinas dapat berupa pemberitahuan, penugasan, keputusan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, maupun hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Surat dinas berperan sebagai sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari secara resmi dan formal, baik dari satu instansi ke instansi lain, dari orang pribadi kepada lembaga atau instansi, maupun sebaliknya.
Ciri-ciri surat dinas
Berikut ciri-ciri surat dinas yang bisa dipahami:- Memiliki kop surat (kepala surat) yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut
- Menggunakan bahasa baku dan formal, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
- Di dalam surat dinas, selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika ada
- Dibuat dengan bahasa yang efektif namun tetap jelas supaya mudah dipahami konteksnya
- Tidak menggunakan bahasa implisit, tetapi menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu
- Pada beberapa kondisi tertentu, surat dilengkapi dengan stempel atau cap khusus
- Dilengkapi dengan salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan
Struktur surat dinas
Dibandingkan dengan surat pribadi, struktur surat dinas lebih formal dan terorganisir. Struktur penulisan surat dinas, yakni:1. Kop Surat (Kepala Surat)
Berisi logo institusi atau perusahaan, nama institusi atau perusahaan, alamat, nomor telepon/email/fax milik institusi atau perusahaan.2. Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi, atau perusahaan yang mengajukan surat harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan tracking untuk melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dalam kurun waktu satu tahun. Nomor surat akan kembali ke nomor 1 lagi setiap pergantian tahun.3. Tanggal Surat
Dalam surat dinas maupun surat resmi lainnya, harus terdapat tanggal surat sebagai informasi kapan surat itu dibuat.4. Perihal dan Lampiran
Hal atau perihal merupakan keterangan singkat tentang garis besar topik yang dibahas pada isi surat. Sedangkan lampiran menunjukkan berapa banyak lembaran lampiran yang disertakan dalam surat dinas tersebut (jika ada). Lampiran dapat berupa dokumen yang mendukung isi surat.5. Alamat Tujuan
Alamat yang terdapat dalam surat dinas merupakan alamat tujuan lengkap sehingga dapat mempermudah dalam proses pengiriman.6. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat dinas harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan dan baku.7. Isi Surat
Sama seperti surat lainnya, bagian isi surat merupakan bagian inti yang paling penting dalam surat dinas karena berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat dinas harus menyampaikan informasi secara jelas, namun tidak bertele-tele.8. Salam Penutup
Salam penutup pada surat dinas juga harus ditulis dengan bahasa formal yang baku dan sopan, sama halnya dengan salam pembuka.9. Keterangan Pengirim Surat
Pada bagian ini, diinfokan keterangan mengenai pengirim surat dari lembaga yang bersangkutan, yaitu berupa nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim surat.10. Tembusan
Tembusan merupakan daftar pihak-pihak yang juga menerima salinan surat yang sama. Tembusan dicantumkan jika surat dinas tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain.11. Inisial (Kode Singkatan Nama)
Inisial merupakan tanda atau kode pengenal berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial berfungsi supaya ketika terjadi kekeliruan pada surat, maka pimpinan dari instansi yang bersangkutan dapat dengan mudah mengembalikan kepada pembuat surat agar segera diperbaiki.Contoh surat dinas
Berikut beberapa contoh surat dinas:1. Contoh surat dinas sekolah
DOK. Ruangguru
2. Contoh surat dinas undangan
DOK. Ruangguru
3. Contoh surat dinas perusahaan
DOK. Rungguru
4. Contoh surat dinas pemberitahuan
DOK. Ruangguru
5. Contoh surat dinas tugas
DOK. Ruangguru
Nah itulah pembahasan mengenai surat dinas, mulai dari pengertian, ciri-ciri, struktur, dan contohnya. Semoga membantu yaa.
| Baca juga: Pengertian Surat Niaga: Ciri-ciri, Struktur, dan Contohnya |
Jangan lupa ikuti update berita lainnya dan follow akun google news Medcom.id
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
Viral! 18 Kampus ternama memberikan beasiswa full sampai lulus untuk S1 dan S2 di Beasiswa OSC. Info lebih lengkap klik : osc.medcom.id
