Jenis surat yang diperuntukkan bagi keperluan bisnis disebut surat niaga. Untuk membahas lebih lanjut mengenai surat ini, simak ulasan berikut yang dikutip dari laman Quipper.
Pengertian surat niaga
Surat niaga adalah surat formal atau resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis. Umumnya, surat ini berisi perihal jual beli atau penawaran barang dan jasa.Pesan yang juga dikenal dengan sebutan surat dagang ini dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan. Surat tersebut dapat bersifat internal maupun eksternal, tergantung situasi tertentu.
Surat yang bersifat internal biasanya digunakan untuk berkomunikasi antarpihak dalam suatu perusahaan. Sementara itu, surat eksternal digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain di luar perusahaan.
Tak cuma menjadi alat komunikasi, surat niaga juga bisa menjadi alat promosi, alat perwakilan pertemuan antara si penulis dengan penerima, alat pengingat, panduan untuk menjalankan tugas, dan menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil suatu keputusan.
Berdasarkan fungsi-fungsinya itu, maka surat niaga dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Di antaranya adalah sebagai berikut:
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat telegram dan penegasannya
- Surat penawaran barang dan jasa
- Surat permintaan barang dan jasa
- Surat penerimaan pembayaran
- Surat pesanan barang dan jasa
- Surat penerimaan pembayaran
- Surat pernyataan keberatan
- Surat penangguhan pembayaran barang dan jasa
Ciri-ciri surat niaga
Surat niaga memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dengan jenis surat lain. Adapun ciri-ciri surat niaga adalah sebagai berikut:- Bersifat resmi, sehingga penulisannya menggunakan bahasa baku
- Merupakan jenis surat yang berkaitan dengan bisnis atau perdagangan
- Biasanya menggunakan bentuk formulir agar lebih mudah diisi, efisien, hemat waktu, biaya, dan tenaga
- Menggunakan diksi yang bersifat persuasif agar dapat menarik perhatian
- Ditulis untuk menyampaikan maksud dan tujuan pembuat surat dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Jika menggunakan surat transaksi dan memiliki nominal besar, surat akan disertai materai
- Dapat bertindak atas nama instansi maupun pribadi
- Dapat dilimpahkan kepada orang lain.
Struktur surat niaga
Sebagaimana surat resmi pada umumnya, surat niaga memiliki struktur yang baku. Berikut adalah urutan strukturnya.- Kop surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
- Salam penutup
- Tanda tangan pengirim surat
- Jabatan pengirim surat
Contoh surat niaga
CV Mandiri JayaPeralatan dan Mesin Kantor
Jl. Joget No.10 Jakarta, Indonesia
Telp. (021)123567, Fax (021)123567
Jakarta, 11 Agustus 2021
Nomor: 011/SRTPM/VI/2021
Kepada Yth.
Direktur PT. Sandjaya Murni
Bp. Kurnia Sandjaya
Jl. Sakti No. 115
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan persediaan barang kami yang sudah sedikit, maka melalui perantaraan surat ini, kami dari perusahaan CV Mandiri Jaya ingin melakukan pemesanan barang-barang, yakni:
- Buku Folio 200 Pcs
- Buku Ekspedisi 50 Pcs
- Buku Kwitansi 100 Pcs
- Filing Cabinet 50 Pcs
- Money Sponge 100 Pcs
- Glue Stick 50 Pcs
- Clip file 50 box
- Pen (standar) 50 box
- Spidol (hitam) 100 Pcs
- Spidol (biru) 100 Pcs
Kami berharap agar barang-barang yang kami pesan di atas dapat dikirimkan segera dan kami terima selambat-lambatnya 5 hari setelah surat pesanan ini diterima.
Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi barang pesanan tersebut, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 11 Agustus 2021
Hormat Saya,
Haniva Malik
Marketing Manager
Demikian pembahasan mengenai surat niaga beserta contohnya. Semoga penjelasan di atas dapat membantu Sobat Medcom yang sedang mempelajari materi ini di sekolah, ya! (Nurisma Rahmatika)
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
Viral! 18 Kampus ternama memberikan beasiswa full sampai lulus untuk S1 dan S2 di Beasiswa OSC. Info lebih lengkap klik : osc.medcom.id
