Mengelola situasi yang tegang dan bermuatan dengan emosi merupakan bagian dari kepemimpinan. Misalnya, menyampaikan kabar buruk kepada tim saat kondisi penuh tekanan, menangani frustasi kekecewaan klien, memberikan masukan kinerja yang sulit didengar, atau mengkomunikasikan kesalahan atau penundaan yang memengaruhi bisnis.
Hal rumit tersebut bisa membuat stress bahkan untuk pemimpin berpengalaman sekalipun bila tidak ditangani dengan terampil. Biasanya akan berakhir pada situasi tidak produktif, seperti menghindar dari permasalahan dan mengalihkan perhatian pada tugas-tugas dengan prioritas rendah seperti mengurus email atau terlalu mencemaskannya dan berakhir hanya berpikir dan khawatir tanpa mengambil langkah berarti.
Ada beberapa cara yang terbukti untuk mempersiapkan diri menghadapi meeting penuh dengan emosi. Seperti pepatah dalam olahraga, 'Serangan terbaik adalah pertahanan yang baik'.
Berikut strateginya dikutip dari Harvard Business Review:
1. Pikirkan rencana dan situasi yang akan terjadi dengan bayangan mental
Imajinasi atau visualisasi mental terbukti sering digunakan dalam dunia atletik untuk peningkatan kinerja yang juga menjadi efektif untuk diterapkan dalam konteks pekerjaan. Mulailah dengan berpikir apa yang ingin tercapai dari situasi yang dihadapi? Bagaimana perasaan orang lain setelah pertemuan? Bagaimana perasaan kita saat keluar dari ruangan?Keberhasilan dari ini bukanlah hanya untuk resolusi cepat tetapi percakapan produktif di mana orang merasa didengarkan dan ada jalan yang jelas ke depannya.
Bayangkan semua itu menjadi sebuah film mental dengan detail-ruangan, tempat duduk, bahasa tubuh dan imajinasikan adegan demi adegan. Latih momen-momen penting seperti bagaimana percakapan akan dibuka, cara navigasi saat-saat tegang, dan mengarahkan pertemuan menuju resolusi.
Identifikasi potensi pemicu gejolak emosi dan tantangan agar siap menghadapinya. Misalnya, bila akan timbul peningkatan emosi, bayangkan diri yang bersikap tenang. Kamu bisa menyarankan rehat sejenak dengan berkata "tujuan pertemuan adalah untuk menyelesaikan masalah dan bukan memperkeruh suasana".
Visualisasikan potensi jika pertemuan menemui jalan buntu. Kamu dapat menyampaikan hal seperti “karena kita belum selaras, mari fokus pada hal-hal yang kita sepakati terlebih dahulu dan membangunnya dari sana.”
Latih dan rasakanlah dalam tubuh rasa percaya diri, ketenangan, dan kendali yang ingin dibawa.
Latih secara mental dan latih trik seperti tiga kali napas dalam-dalam atau menghitung sampai 10 sebelum merespons untuk mengelola energi dan emosi yang dimiliki.
2. Fokus pada hal positif
Sebelum menghadapi meeting yang sulit, mindset positif adalah salah satu kunci. Menjernihkan pikiran sebelum pertemuan akan meningkatkan ketahanan emosional dan memperkuat rasa keterhubungan dengan orang lain.Contohnya, bila ingin memberikan masukan tidak mengenakan pada staff karena kinerjanya yang menurun dan upaya memberikan saran konstruktif ditanggapi dengan sikap defensif, hal yang dapat dilakukan untuk tetap menjaga percakapan pada jalurnya adalah melihat kembali perspektif yang baik dari staff tersebut dan mengapresiasi.
Hal itu agar ketika saran diberikan suasana menjadi lebih suportif dan menghasilkan percakapan produktif. Penelitian menunjukkan refleksi diri pemimpin yang positif seperti ini dapat meningkatkan energi dan persepsi orang lain terhadap kepemimpinan kamu.
| Baca juga: Drama di Kantor Bisa Turunkan Produktivitas, Begini Cara Terbaik Mengendalikannya |
3. Modifikasi situasi
Pemimpin memiliki kendali besar dalam mengontrol dampak yang akan dihasilkan. Maka dari itu salah satu strategi lainnya adalah modifikasi situasi: menyesuaikan situasi atau pendekatan untuk meredakan kecemasan dan menciptakan kondisi percakapan yang lebih produktif.Salah satu caranya adalah dengan rumus 5W; Who? What? Where? When? Why? Misalnya, siapa yang perlu hadir di meeting? Haruskah membawa bahan atau materi untuk mendukung percakapan? Apa yang perlu dikatakan dan apa yang tidak? Kapan dan di mana pertemuan akan dilakukan agar optimal? Terakhir, Mengapa diskusi ini penting?
Contoh penerapannya ketika harus menyampaikan tentang PHK atau hal lainnya. Pada situasi seperti itu, pemimpin dapat mengundang rekan SDM atau HR sebagai dukungan tambahan dan bantuan untuk menjawab pertanyaan.
Dengan metode 5W pemimpin dapat fokus untuk menyempurnakan pesan, menghilangkan elemen tertentu yang tidak perlu, menyediakan ruang dan waktu yang lebih kondusif.
4. Bangun zona pendukung
Meluangkan waktu untuk masuk ke ruang kepala yang tepat sebelum interaksi menantang sangatlah penting. Berikan waktu 10 menit sebelum meeting untuk mempersiapkan mental agar dapat menghadiri pertemuan dengan fokus dan tenang.Dalam waktu tersebut banyak yang dapat dilakukan. Seperti meninjau poin-poin penting, mengingatkan diri ingin tampil bagaimana dan agar tetap membumi.
Hal ini membantu untuk hadir tetap tenang sepanjang hari. Biasakan merencanakan dan mencatat pertemuan penting seperti diskusi atau pertemuan yang menantang dan interaksi yang menimbulkan perdebatan agar sempat menjadwalkan waktu untuk mempersiapkan dan mengelola diri.
Terkadang meeting yang rumit dapat terjadi tiba-tiba tanpa persiapan. Namun dengan membiasakan strategi-strategi di atas, sebagai pemimpin akan secara alami dapat menavigasi pertemuan penuh tekanan dengan lebih percaya diri dan efektif.
Kepemimpinan akan selalu melibatkan interaksi intens, namun dengan strategi tepat semuanya dapat berubah menjadi momen-momen penting yang mendorong kemajuan nyata. Dengan penyesuaian ini, meeting penuh emosi dapat diredam kecemasannya dan menciptakan suasana dan lingkungan lebih mendukung. (Alfi Loya Zirga)
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
