Ada banyak hal yang perlu dibahas dan semuanya terasa sulit. Bagaimana cara membuat rapat tetap produktif? Bagaimana dapat berbicara jujur tentang hal yang sulit tanpa membuat suasana semakin tegang?
Simak strategi yang dibagikan oleh para ahli Leslie DeChurch, psikolog dan ketua profesor Studi Komunikasi di Northwestern University dan Theomary Karamanis, dosen senior komunikasi manajemen di Cornell SC Johnson College of Business dikutip dari laman Harvard Business Review:
Cara memimpin rapat di tengah situasi sulit
1. Bangun visi bersama
Tujuan utama rapat besar adalah menciptakan pemahaman bersama tentang situasi saat ini, bagaimana perusahaan bisa sampai di titik ini, dan arah perusahaan ke depan. Menurut DeChurch tujuan tersebut adalah langkah penting, “untuk menciptakan model mental bersama mengenai posisi saat ini, apa yang menyebabkannya, dan jalur yang akan ditempuh organisasi,” jelas DeChurch.Langkah selanjutnya, fokus pada pesan dan penyampaian agar orang lain dapat memahaminya. Sebelum rapat, siapkan pesan yang ingin dikatakan dengan hati-hati dan bawalah catatan jika perlu. “Pastikan pesan yang ingin disampaikan selaras dengan tujuan organisasi, karena hal ini akan membuat pekerjaan terus berjalan” tambah DeChurch.
Karamanis, menambahkan, struktur pesan sebaiknya mengikuti pola sederhana seperti “Inilah yang kita ketahui, inilah yang bisa kita ubah, dan inilah cara kita melangkah maju bersama.”
2. Memimpin dengan empati
Penyampaian pesan harus langsung dan lugas, namun lakukanlah dengan nada bicara yang penuh kasih. “Kuncinya adalah memimpin dengan empati, transparansi, dan keaslian,” kata Karamanis. Jangan mengadakan rapat hanya untuk formalitas karena sebenarnya karyawan menginginkan kehadiran yang tulus.DeChurch menyarankan untuk bersikap terbuka mengenai beban emosional dan kenyataan bisnis dari keputusan baru yang diterapkan. “Ungkapkan kerugian itu. Tunjukkan bahwa pemimpin memahami apa yang dirasakan karyawan,” kata DeChurch. Lalu, jelaskan bagaimana perubahan akan berdampak pada bisnis dan tim perusahaan.
| Baca juga: 5 Tanda Kepemimpinan yang Buruk dan Cara Mengatasinya |
3. Jelaskan strategi selanjutnya
Setelah menyampaikan bagian sulit, bantu tim dengan memproyeksikan “visi yang positif untuk masa depan.” Hal ini akan mengubah kekhawatiran tim menjadi langkah-langkah tindakan yang produktif. “Kepercayaan adalah hal yang menular jika didasarkan pada kredibilitas dan perhatian.”4. Berikan ruang untuk bertanya
Tim mungkin memiliki hal-hal yang ingin mereka tanyakan, jadi pastikan menciptakan ruang untuk pertanyaan. “Jika rapat dilakukan secara virtual dan melibatkan kelompok besar, persiapkan fasilitator untuk membantu mengumpulkan pertanyaan atau mengaktifkan komentar grup chat, hal ini bisa sangat membantu,” kata Karamanis.DeChurch mengingatkan, “Feedback dari karyawan dapat membantu Anda untuk memahami apakah pendekatan Anda berhasil.”
5. Akhiri dengan rasa tujuan
Rapat harus berakhir dengan meninggalkan rasa kejelasan dan tujuan pada karyawan, ujar DeChurch. “Orang-orang tidak boleh keluar dari rapat dengan merasa putus asa atau takut. Mereka harus merasa diberdayakan.”DeChurch menyarankan untuk menggunakan contoh yang berhubungan dengan misi dan nilai-nilai organisasi. Misalnya, berbagi percakapan di lorong dengan karyawan dengan menyoroti bagaimana pekerjaan mereka terhubung dengan gambaran yang lebih besar, atau cerita tentang upaya tim yang berdampak dan memecahkan masalah nyata.
6. Tetap tersedia
Setelah rapat selesai, tetaplah di tempat untuk menjawab pertanyaan individu. Jangan langsung beralih ke rapat lain. Dengarkan dengan hati-hati kekhawatiran mereka, terutama mereka yang perannya berubah drastis.Prinsip yang harus diingat
- Lakukan: Akui hal yang sulit, buat pemahaman bersama, dan akhiri rapat dengan pesan yang menenangkan.
- Jangan dilakukan: Berbicara sendiri tanpa memberi ruang untuk pertanyaan, terlalu fokus pada sisi negatif, atau langsung meninggalkan ruangan setelah rapat selesai.
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
Viral! 18 Kampus ternama memberikan beasiswa full sampai lulus untuk S1 dan S2 di Beasiswa OSC. Info lebih lengkap klik : osc.medcom.id
