Ilustrasi tulis. Pexel.

Kesulitan Membuat Undangan Resmi? Pelajari Dulu Cara Membuatnya

Medcom • 15 September 2022 18:43

Jakarta: Undangan resmi atau dalam bahasa Inggris disebut formal invitation adalah undangan yang biasanya dibuat perusahaan maupun instansi atau dikeluarkan seseorang yang memiliki posisi penting.

Tujuan formal invitation adalah untuk mengundang atau mengajak seseorang menghadiri suatu acara tertentu dengan situasi formal atau resmi.

Formal invitation tidak harus berbentuk sangat resmi seperti surat bisnis atau surat lainnya. Formal invitation dapat dibuat dalam bentuk biasa tanpa meninggalkan kesan formal seperti tata bahasa, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat sesuai keperluan.

Sebuah undangan baik resmi maupun tidak resmi harus memuat invitee atau siapa yang diundang, dan inviter atau siapa yang mengundang atau si pemilik acara. Melansir lama Quipper inilah poin-poin penting yang harus diperhatikan dalam penulisan formal invitation:

Gunakan kalimat salam sapaan yang sopan pada undangan
Pilih dan gunakan kalimat yang sopan, lugas, dan bahasa yang baku untuk mengundang
Cantumkan dengan jelas mengenai informasi utama seperti tujuan undangan atau kegiatan, nama yang mengundang, tempat, hari, dan tanggal acara dilaksanakan
Perhatikan pemilihan kata yang formal
Gunakan kalimat penutup yang tulus
Bubuhkan tanda tangan dan nama pada akhir undangan
Tambahkan RSVP dani informasi yang jelas tentang acara yang akan dilaksanakan

Berikut adalah format dan struktur formal invitation:

Alamat (addresses)
Salam pembuka (salutation)
Badan surat (body) yang terdiri dari: Kepada siapa surat ditujukan (for who and whom); Tujuan undangan (occasion); Tanggal (date); Waktu dan tempat acara (time and place)
Permintaan untuk membalas (RSVP)
Tanda tangan (signature)

Terlepas dari format dan struktur di atas, undangan resmi juga harus memuat informasi tentang pengirim undangan atau penyelenggara acara, tujuan penyelenggaraan acara atau kegiatan, dan yang terpenting kontak yang bisa dihubungi untuk mengkonfirmasi kedatangan (surel, kontak, dan sebagainya). (Annisa Ambarwaty)