Jakarta: Mencadangkan email setelah takut terhapus secara tidak sengaja menjadi pilihan terbaik. Namun kamu bisa melakukan banyak kesalahan selama proses tersebut.
| Baca juga: Cara Tetap Sehat Walau Kebanjiran Email |
Hal ini bisa terjadi jika kamu mencadangkan email dengan cara yang malas, atau tidak sama sekali, kesalahan ini dapat kembali menghantui kamu.
Dikutip dari Make Use Of ini 5 kesalahan yang bisa kamu lakukan saat mencadangkan email.
1. Menunggu Terlalu Lama di Antara Pencadangan
Mudah untuk berasumsi bahwa email kamu aman di kotak masuk dan menunda pencadangan lebih lama dari yang seharusnya. Namun, ada saja hal yang salah selama proses pencadangan.
Misalnya, terkunci dari akun Google atau tidak sengaja menghapus satu atau beberapa email dan lampiran.
Untungnya, mudah untuk membiasakan diri mencadangkan email setiap hari atau bahkan setiap minggu. Langkah-langkah untuk melakukan pencadangan akan bervariasi berdasarkan penyedia email kamu.
Namun, untuk pengguna Gmail,kamu dapat menggunakan Google Takeout untuk mengekspor data kamu.
Kamu kemudian dapat menyimpan data tersebut di hard drive eksternal, layanan cloud, atau lokasi serupa lainnya yang mudah diakses oleh kamu.
2. Hanya Mencadangkan Folder Tertentu
Mungkin tampak seperti ide yang bagus untuk hanya mencadangkan email tertentu atau email dalam folder tertentu, tetapi terkadang hal ini dapat menjadi bumerang.
Detail penting dapat hilang dalam email di tempat-tempat yang tidak terpikirkan untuk dicadangkan, seperti Folder Promosi atau Terkirim. Saya mempelajarinya dengan cara yang sulit, dan sekarang saya mencadangkan semuanya.
Tentu saja, hanya kamu yang dapat memutuskan apa yang layak dicadangkan. Namun aturan yang ingin saya ikuti adalah mencadangkan data penting dua kali (sekali di cloud dan sekali secara lokal), sementara hal-hal yang tidak terlalu penting dicadangkan hanya sekali.
Kamu juga dapat memilih untuk mencadangkan semua file kamu yang lebih besar dua kali karena file-file tersebut seringkali paling sulit dipulihkan jika hilang.
Lampiran seperti kontrak dan dokumen multi halaman, khususnya, harus diprioritaskan sehingga kamu selalu dapat mengaksesnya.
3. Tidak Menguji Pemulihan Cadangan Data
Saat pertama kali mencadangkan data, saya tidak menyadari bahwa file saya diekspor secara tidak benar. Saya berasumsi bahwa saya telah mengunduh file dan siap untuk dicadangkan ke lokasi penyimpanan saya. Saya baru menyadari ada yang salah saat mencoba memulihkan beberapa email tersebut.
Untungnya, saya menemukan kesalahan ini cukup awal dan tidak kehilangan apa pun yang terlalu penting.
Jadi, jika kamu baru mulai mencadangkan email, pastikan kamu memeriksa apakah kamu dapat memulihkan data dari waktu ke waktu. Buka konten file cadangan kamu dan periksa apakah semuanya dimuat dengan benar dan kamu dapat mengakses semua data kamu.
4. Mengandalkan Satu Lokasi Backup
Mengandalkan satu metode pencadangan adalah resep bencana. Pikirkan tentang hal ini: apa yang akan kamu lakukan jika semua cadangan kamu disimpan di laptop dan laptop itu tiba-tiba rusak atau hilang?
Itulah situasi yang tidak ingin kamu alami, terutama saat kamu benar-benar harus mengambil email lama.
Bahkan lokasi penyimpanan yang paling aman pun bisa gagal. Hard drive bisa rusak, sementara layanan cloud bisa diretas, misalnya.
Itulah mengapa sebaiknya kamu menyimpan cadangan data kamu setidaknya di beberapa tempat berbeda. Idealnya, kamu ingin satu lokasi fisik dan yang lainnya di layanan cloud.
Meskipun ini yang saya lakukan secara pribadi, kamu juga dapat menerapkan aturan 3-2-1, yang pada dasarnya berarti.
- Kamu membuat tiga salinan dari semua email dan lampiran penting secara berkala.
- Kamu memilih dua jenis lokasi penyimpanan untuk meminimalkan kemungkinan kehilangan data karena kegagalan perangkat keras atau masalah akun/konektivitas.
- Terakhir, satu salinan data kamu harus dikirim ke lokasi fisik di luar kantor.
5. Membiarkan Cadangan Data Tidak Terenkripsi
Semua jenis data yang kamu cadangkan harus dienkripsi untuk melindungi dari akses yang tidak sah. Saya suka menjaga kesederhanaan, jadi saya tidak mengenkripsi cadangan email saya untuk waktu yang lama.
Namun, jika kamu berurusan dengan informasi sensitif, ini bukanlah sesuatu yang harus kamu tunda. Ini mungkin seperti langkah yang tidak perlu, tetapi dapat sangat membantu dalam melindungi data kamu jika seseorang mencoba mengakses file kamu.
Jika kamu memutuskan untuk mengenkripsi data, pastikan untuk menyimpan kunci enkripsi di tempat yang aman dan terpisah dari cadangan agar tidak hilang. Ingatlah tanpa kunci, data kamu akan hilang begitu saja.
Saya dulu berpikir saya tidak perlu mencadangkan email karena aman di kotak masuk, dan saya tidak ingin mempersulit diri sendiri. Baru setelah saya mulai mencadangkan email, saya menyadari bahwa sebenarnya tidak terlalu sulit.
Ketenangan pikiran yang saya dapatkan karena mengetahui bahwa saya dapat mengakses email atau lampiran apa pun kapan saja sepadan dengan usaha yang dikeluarkan. Jika kamu menunda pencadangan email atau data lainnya, biasakan diri kamu dengan kiat-kiat pencadangan yang dapat kamu atur dengan cepat untuk membantu kamu tetap pada jalur yang benar.
Cek Berita dan Artikel yang lain di
