ERP merupakan salah satu proses sebagai jawaban untuk transformasi digital yang ditawarkan oleh Rimini Street. Untuk mempelajari lebih jauh mengenai ERP, kami berbincang dengan Andrew Seow, GVP & Regional GM, Southeast Asia & Greater China Rimini Street.
1. Apa itu sistem ERP dan apa kegunaannya?
ERP adalah singkatan untuk enterprise resource planning (perencanaan sumber daya perusahaan), lebih mudah didefinisikan sebagai semua proses bisnis utama yang diperlukan untuk menjalankan sebuah perusahaan.
Proses-proses tersebut mungkin termasuk keuangan, SDM, manufaktur, rantai pasokan, pelayanan, procurement (pengadaan), dan lain-lain. Pada dasarnya, ERP adalah sebuah alat perangkat lunak yang dapat membantu pengelolaan semua proses tersebut secara efisien dalam sebuah sistem yang terpadu, sering disebut sebagai sistem pencatatan perusahaan.
Namun, sistem ERP saat ini sangat rumit dan berbeda dengan ERP generasi sebelumnya. Sistem saat ini dioperasikan melalui cloud dan memanfaatkan teknologi terbaru seperti kecerdasan buatan (artificial intelligence, AI) dan pembelajaran mesin (machine learning) untuk memberikan otomatisasi cerdas, efisiensi lebih tinggi, dan wawasan real-time.
Sekarang, perangkat lunak ERP cloud juga menghubungkan operasi internal dengan mitra bisnis dan jaringan di seluruh dunia, memungkinkan mereka untuk berkolaborasi secara efektif, meningkatkan kelincahan, dan kecepatan untuk menjaga daya saing.
2. Apa tantangan yang biasa dihadapi dalam penerapan sistem ERP?
Salah satu tantangan terbesar untuk segala jenis bisnis adalah kecenderungan masing-masing departemen untuk beroperasi secara terisolasi, dengan proses dan operasi mereka sendiri. Salah satu cara untuk meningkatkan kolaborasi adalah melalui integrasi sistem bisnis: teknologi ERP mendukung proses tersebut dengan menyediakan tinjauan real-time proses bisnis inti melalui satu database pusat yang dikelola oleh sebuah sistem manajemen database.
Strategi tersebut tidak hanya menghilangkan duplikasi data dan meningkatkan akurasi, tetapi juga memungkinkan koordinasi antar departemen yang lebih efisien, serta menetapkan standarisasi metrik dan benchmark (tolok ukur) yang lebih baik, memfasilitasi efisiensi organisasi secara keseluruhan.
3. Solusi apa yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan? Bagaimana Rimini Street dapat berkontribusi dalam menjawab tantangan tersebut?
Menurut Gartner, organisasi IT menghabiskan hingga 90 persen dari anggaran mereka untuk membiayai operasi sehari-hari dan proses peningkatan yang sedang berlangsung, menyisakan hanya 10 persen untuk "transformasi bisnis". Ketidakseimbangan tersebut sering membatasi alokasi biaya pada teknologi dan inovasi baru yang dapat mendukung keunggulan kompetitif dan pertumbuhan.
Rimini Street membantu klien menghemat banyak biaya dukungan perangkat lunak sehingga mereka dapat mengarahkan dana tersebut ke dalam inisiatif-inisiatif yang mendorong hasil bisnis.
Klien dukungan perangkat lunak Rimini Street bisa mendapatkan penghematan langsung sebesar 50 persen dari biaya dukungan vendor tahunan mereka. Namun, ketika menjumlahkan semua biaya lain yang biasanya dibayarkan klien untuk memelihara aplikasi ERP dan database mereka, seperti dukungan untuk kode khusus, biaya untuk memperbarui dan meningkatkan sistem, serta inefisiensi dari model dukungan vendor yang berjalan, data klien menunjukkan bahwa terdapat penghematan rata-rata sebesar 75 persen dari total biaya pemeliharaan sistem dibandingkan dengan dukungan vendor, bahkan beberapa klien menghemat hingga 90 persen.
Tim teknisi dukungan dan Layanan Keamanan Global Rimini Street terdiri dari staf spesialis produk dan profesional keamanan senior dengan pengalamanan luas dalam perihal keamanan perangkat lunak perusahaan. Alhasil, pembaruan keamanan dapat segera diterapkan setelah dirilis, tanpa memerlukan pembaruan patch kritis atau regression testing.
Rimini Street juga menyediakan bantuan untuk mengatasi masalah selama produksi, termasuk kode khusus dan integrasi, bersama dengan layanan strategis yang mengamankan, mengawetkan, dan memperpanjang umur program ERP yang sedang diimplementasikan.
4. Bagaimana ERP dapat mendukung agenda transformasi digital Indonesia? Tiga sektor apa yang Anda lihat sebagai kebutuhan efisiensi terbesar di Indonesia?
Sektor publik dan lembaga pemerintah biasanya memiliki anggaran yang terbatas. Indonesia juga menghadapi tantangan baru seperti risiko keamanan siber dan ekspektasi masyarakat yang berubah dengan cepat, menandakan bahwa sektor tersebut harus tetap berevolusi.
Rimini Street dapat membantu pemerintah memaksimalkan nilai sistem ERP yang sedang dioperasikan, membebaskan dana dan personel untuk transformasi digital. Penghematan yang signifikan pada pengeluaran IT yang besar seperti pemeliharaan perangkat lunak perusahaan dapat membebaskan jutaan dolar untuk dialokasikan pada inisiatif digital, kebijakan, dan keamanan baru untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang berkembang di negara ini.
Masyarakat ingin berinteraksi dengan pemerintah secara digital, pada waktu dan tempat yang nyaman bagi mereka. Evolusi teknologi yang cepat mewajibkan lembaga pemerintah untuk mencari cara bagaimana mereka dapat memodernisasi layanan publik.
Menerapkan IT hibrida dengan "berinovasi di hilir," sistem perangkat lunak inti perusahaan menggunakan teknologi cloud dan digital yang baru adalah sebuah strategi populer, yang dapat secara pragmatis mempercepat inovasi dan memaksimalkan nilai investasi yang sudah ada.
Rimini Street bekerja sama dengan pemerintah untuk membangun kenyamanan dengan menyediakan platform utama yang stabil dan hemat biaya, serta kemampuan menggunakan penghematan tersebut untuk mendukung pendanaan dan penerapan teknologi baru yang akan menjadi pusat upaya transformasi digital Indonesia - seperti komponen seluler, big data, analitik, sosial, dan cloud dalam sebuah lanskap hibrida.
Selain itu, teknologi mendatang seperti AI, blockchain, dan cloud menjadi semakin integral dalam bisnis pemerintah dan interaksi publik di Indonesia. Solusi perangkat lunak perusahaan dari Rimini Street dapat membantu membebaskan dana dan sumber daya untuk mendukung sebuah perjalanan cloud, guna meningkatkan persiapan dan kelincahan dalam penyediaan layanan publik utama.
5. Bagaimana perusahaan dapat melakukan efisiensi terhadap anggaran investasi mereka, dengan memanfaatkan dukungan pihak ketiga?
Versi-versi ERP saat ini stabil, tangguh, dan disesuaikan untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis yang unik. Organisasi tidak dapat membiarkan perubahan dalam rangkaian teknologi atau tekanan dari vendor perangkat lunak membuat mereka tidak mengabaikan aset IT yang vital.
Dorongan dari konsumen dan perkembangan teknologi menuntut IT untuk beradaptasi guna memungkinkan inisiatif bisnis baru, dengan cepat dan efisien. Rimini Street membantu melindungi ROI ERP dengan mempertahankan masa hidup sistem yang sedang beroperasi selama 15 tahun atau lebih dengan penghematan dukungan tahunan yang signifikan.
Peningkatan dan migrasi sistem ERP biasanya mahal, berisiko, dan tidak meningkatkan keunggulan kompetitif atau membantu mendorong pertumbuhan pendapatan. Namun, vendor perangkat lunak ERP mendorong pelanggan mereka untuk beralih dari sistem yang tangguh dan stabil ke platform yang baru dan belum terjamin dengan cara penerapan batas waktu dukungan umum dan audit paksa atau penawaran kredit lisensi dengan "waktu terbatas" — tanpa ROI atau nilai bisnis yang jelas.
Rimini Street memungkinkan para Chief Information Officer (CIO) untuk menunda peningkatan ERP dan proyek migrasi yang tidak berkontribusi pada penghasilan pendapatan, hingga terdapat kasus bisnis dan ROI yang terbukti.
Rimini Street membantu organisasi menghapus biaya dan anggaran untuk sumber daya dan karyawan tambahan yang mungkin diperlukan untuk menangani inefisiensi dari dukungan vendor perangkat lunak. Tim dukungan internal tidak perlu lagi mencari solusi masalah di portal dukungan vendor perangkat lunak dan forum online, mereka juga tidak harus mereplikasi masalah di lingkungan bersih.
6. Apa pandangan Anda tentang pasar ERP di wilayah Asia Tenggara? Apa saja tren, peluang, dan juga jenis tantangan yang dihadapi para CIO di kawasan ini?
Pasar ERP Asia Tenggara diprediksi untuk terus berkembang karena telah mengumpulkan pendapatan sebesar USD 1580 juta pada tahun 2019 dan diperkirakan untuk mencapai USD 2884,8 juta pada tahun 2024.
Pasar tersebut berkembang karena meningkatnya pengadopsian perangkat lunak ERP di setiap vertikal industri, seiring dengan meningkatnya industrialisasi di kawasan Asia Pasifik. Beberapa sektor penting yang telah mengalami lonjakan dalam pengadopsian perangkat lunak ERP adalah sektor perbankan & keuangan, pemerintah & pertahanan negara, manufaktur, IT & telekomunikasi, dan lain-lainnya.
Para CIO di kawasan Asia Pasifik sekarang berfokus pada pengalokasian anggaran IT untuk mendukung alokasian sumber daya real-time dan kelincahan perusahaan, serta mengurangi biaya tetap secara drastis. Hubungan antara CIO dan CFO juga menjadi lebih dekat dan lebih kolaboratif selama beberapa tahun terakhir.
Sebelumnya, CIO selalu bertanggung jawab untuk menentukan agenda IT dalam suatu organisasi, namun sekarang, peran mereka mulai berkembang mencakupi hal-hal di luar teknis, sehingga banyak CIO sekarang yang ditantang untuk menggunakan strategi dan solusi IT guna mendorong inovasi dan transformasi pada seluruh lini bisnis. Para CFO bekerja sama dengan CIO untuk membantu mereka memahami tujuan keuangan jangka panjang organisasi mereka.
Negara-negara di Asia Tenggara diperkirakan akan merasakan dampak dari kekurangan tenaga kerja yang terampil dalam dua dekade mendatang. Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi kawasan ASEAN, terkait dengan kekurangan keterampilan, adalah dampak dari teknologi disruptif.
Untuk memastikan bahwa kawasan Asia Tenggara dapat mencapai peningkatan yang signifikan dan berjangka panjang, para CIO harus mempromosikan kerja sama lintas negara dan tetap terbuka terhadap program-program yang dimulai oleh industri.
Para CIO di wilayah tersebut juga harus memikirkan bagaimana mindset "belajar dari kegagalan" dapat tertanam dalam budaya mereka, dengan kerugian minimal bagi para perusahaan dan karyawan mereka. Mereka juga harus memprioritaskan perkembangan pribadi karyawan mereka.
7. Apa saja risiko penerapan ERP, dan faktor apa saja yang dapat menyebabkan kegagalan implementasi ERP?
Sangat mudah untuk menjadi kewalahan saat Anda meninjau opsi ERP Anda, terutama ketika vendor ERP memberikan demo perangkat lunak yang menarik. Daripada berinvestasi dalam sistem yang tidak Anda butuhkan, pastikan yang Anda pilih sesuai untuk proses bisnis Anda saat ini dan di masa depan.
Perancangan ulang proses bisnis adalah sebuah pendekatan yang melibatkan penentuan tujuan dan pencarian titik-titik permasalahan, dan kemudian mendesain ulang proses Anda apabila diperlukan.
Ketika Anda terlalu ambisius akan anggaran dan jadwal proyek Anda, Anda dapat kecewa ketika kenyataan tidak sesuai dengan rencana dan upaya tidak seperti yang Anda bayangkan.
Anda dapat mengurangi banyak kekecewaan tersebut dengan menyewa jasa konsultan ERP yang dapat membantu Anda meneliti klaim vendor tentang anggaran dan timeline. Kekurangan pengetahuan sistem adalah alasan utama mengapa banyak karyawan menolak untuk mengadopsi perangkat lunak baru.
Jika karyawan tidak mengerti cara menggunakan perangkat lunak ERP baru, mereka akan kembali ke alur kerja lama yang sudah biasa mereka jalankan. Hal tersebut akan menyedot sumber daya dari tim implementasi Anda, menyita waktu dan perhatian mereka sehingga mereka tidak dapat menjalankan pekerjaan penting lainnya.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, kustomisasi perangkat lunak cenderung mahal. Sepanjang proses pemilihan perangkat lunak, pertimbangkan seberapa sesuai setiap solusi dengan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda.
Jika Anda harus banyak mengedit kode sumber, atau harus menerapkan beberapa integrasi dan modul pihak ketiga untuk mendapatkan fungsionalitas yang Anda butuhkan, maka anggap hal tersebut sebagai tanda buruk.
Sebagian besar tim proyek diharuskan untuk melakukan pembersihan data dan pengembangan sistem secara bersamaan karena sebuah sistem baru tidak dapat berfungsi secara penuh tanpa data. Mentransfer data dari sistem yang lama ke platform ERP yang baru dapat menjadi sebuah tantangan. Namun, ini adalah langkah yang penting, kecuali Anda berencana untuk memulai dari awal.
8. Apa prospek dan rencana pertumbuhan Rimini Street bagi Indonesia? Apa saja faktor pendorong pertumbuhan Rimini Street di Indonesia?
Tahun lalu di Indonesia, Rimini Street berhasil menavigasi tantangan global seputar kesehatan, ekonomi, rantai pasokan, tenaga kerja, dan inflasi, sembari mencapai sebuah kombinasi kesuksesan unik terdiri dari kemenangan signifikan klien, rekor pendapatan, ekspansi margin, retensi pendapatan yang kuat, dan perolehan arus kas.
Saat pandemi global dan berbagai tantangan lainnya terus memengaruhi bisnis dan pemerintah, Rimini Street dengan sukses bekerja sama dengan organisasi-organisasi sektor komersial dan publik untuk mengatasi beragam tantangan — mendorong banyak organisasi dari sekedar bertahan menjadi berkembang.
Kemampuan untuk memanfaatkan infrastruktur global konektivitas jarak jauh Rimini Street yang unik dan aman, dengan operasi di 21 negara, dan hampir 100 persen dari 1.600 karyawan tetap kami bekerja dari rumah di 2021, telah melindungi kesehatan karyawan kami sekaligus memungkinkan kami untuk memberikan layanan dukungan 24/7/365 tanpa gangguan, yang sangat penting bagi klien global dan regional kami.
Mulai tahun 2022 dan seterusnya, kami mempersiapkan diri untuk melayani basis klien yang berkembang di Indonesia, serta menawarkan kepada klien baru dan tetap berbagai solusi layanan premium inovatif yang memenuhi kebutuhan strategis, keuangan, dan operasional mereka. Perhotelan, manufaktur, ritel, pemerintah, pendidikan, jasa keuangan, teknologi dan sektor kesehatan akan menjadi sumber pertumbuhan utama Rimini Street di Indonesia.
Jangan lupa ikuti update berita lainnya dan follow akun Google News Medcom.id.
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
