Aplikasi berlangganan biasanya dapat digunakan lebih cepat dengan biaya awal yang relatif terukur. Sementara itu, custom software membutuhkan proses perencanaan dan pengembangan, tetapi dapat dirancang mengikuti kebutuhan operasional yang spesifik.
Dari dua opsi ini, jawabannya tidak bisa ditentukan hanya dari harga awal. Pilihan yang tepat bergantung pada kompleksitas proses bisnis, kebutuhan integrasi, jumlah pengguna, biaya pemeliharaan, serta seberapa besar sistem perlu berubah mengikuti perkembangan perusahaan.
Jangan hanya membandingkan harga awal
Biaya aplikasi berlangganan umumnya dibayarkan secara berkala, misalnya per pengguna, per fitur, atau berdasarkan paket layanan. Model ini dapat membantu perusahaan memulai dengan cepat tanpa menanggung seluruh biaya pengembangan di awal.Namun, perusahaan perlu memeriksa komponen lain seperti biaya implementasi, tambahan modul, integrasi, penyimpanan data, dukungan premium, serta kenaikan harga atau perubahan paket. Pada custom software, investasi awal dapat lebih besar karena prosesnya mencakup analisis kebutuhan, desain, pengembangan, pengujian, dan implementasi.
Setelah sistem berjalan, perusahaan juga perlu menganggarkan server atau cloud, pemeliharaan, dukungan teknis, keamanan, serta pengembangan lanjutan. Karena itu, custom software bukan berarti bebas biaya berulang. Perbedaannya terletak pada struktur biaya, ruang lingkup kendali, dan kesesuaian sistem dengan kebutuhan perusahaan.
Perbandingan yang lebih adil adalah menghitung total biaya kepemilikan atau Total Cost of Ownership (TCO) selama periode yang sama. Perusahaan dapat membandingkan biaya yang dikeluarkan selama tiga hingga lima tahun, bukan hanya biaya saat mulai menggunakan sistem.
Apa saja yang perlu masuk dalam perhitungan?
Untuk aplikasi berlangganan, hitung biaya lisensi selama periode evaluasi, jumlah pengguna, biaya implementasi, integrasi dengan sistem lain, pelatihan, dukungan, serta biaya tambahan untuk fitur yang diperlukan. Jika harga dihitung per pengguna, pertumbuhan jumlah pegawai atau cabang dapat meningkatkan biaya dari tahun ke tahun.
Untuk custom software, masukkan biaya assessment dan pengembangan, infrastruktur server, maintenance, dukungan teknis, pembaruan keamanan, serta perubahan fitur yang mungkin dibutuhkan. Perhitungkan juga sumber daya internal yang diperlukan untuk mengelola sistem. Jika sistem terhubung dengan perangkat atau layanan pihak ketiga, biaya integrasi dan ketergantungan terhadap penyedia tersebut perlu diperjelas sejak awal.
Selain biaya langsung, pertimbangkan dampak operasional. Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim untuk memindahkan data secara manual? Seberapa lama laporan disiapkan? Apakah ada pekerjaan berulang karena sistem tidak saling terhubung? Dampak ini tidak selalu muncul sebagai tagihan software, tetapi dapat memengaruhi produktivitas dan biaya operasional.
Kapan aplikasi berlangganan lebih masuk akal?
Aplikasi berlangganan umumnya cocok ketika proses bisnis masih relatif standar, kebutuhan dapat dipenuhi oleh fitur yang tersedia, dan perusahaan ingin segera menggunakan sistem tanpa membangun semuanya dari awal. Model ini juga bisa menjadi pilihan praktis bagi bisnis tahap awal yang masih menguji proses dan belum membutuhkan penyesuaian mendalam.Keunggulan utamanya adalah kecepatan implementasi dan akses ke fungsi yang telah dikembangkan. Namun, sebelum memilih, perusahaan perlu memastikan aplikasi mendukung alur kerja penting, dapat bertukar data dengan sistem lain, memiliki kontrol akses yang sesuai, dan menyediakan mekanisme ekspor data jika suatu saat perusahaan berpindah layanan.
Kapan custom software layak dipertimbangkan?
Custom software layak dievaluasi ketika proses operasional memiliki aturan khusus, kebutuhan antarbagian saling terkait, atau keterbatasan sistem yang ada terus menimbulkan pekerjaan tambahan. Misalnya, perusahaan grup yang mengelola perbankan, investasi, dan arus kas mungkin membutuhkan alur pengumpulan data serta pelaporan yang sesuai dengan struktur dan kebutuhan manajemennya.Dalam salah satu implementasi sistem strategis keuangan yang dikembangkan Elindrainc, proses yang sebelumnya melalui tujuh langkah disederhanakan menjadi tiga langkah, dengan dukungan dashboard laporan real-time. Contoh ini menunjukkan bahwa perancangan sistem berdasarkan proses kerja dapat menyederhanakan alur operasional. Namun, hasil setiap proyek bergantung pada kondisi awal, ruang lingkup, dan cara sistem diterapkan.
Custom software juga perlu dikelola secara disiplin. Perusahaan harus memiliki requirement yang jelas, menentukan siapa pemilik sistem dan datanya, menyepakati ruang lingkup, serta menyiapkan anggaran maintenance. Tanpa perencanaan ini, fleksibilitas sistem dapat berubah menjadi perubahan proyek yang tidak terkendali.
Gunakan kebutuhan bisnis sebagai penentu
Keputusan yang baik dimulai dengan memetakan proses yang ingin didukung, mengidentifikasi masalah yang ingin diselesaikan, dan membedakan kebutuhan wajib dari fitur tambahan. Setelah itu, perusahaan dapat meminta estimasi biaya total dari beberapa opsi dan membandingkan risiko, waktu implementasi, fleksibilitas, keamanan, serta kemampuan sistem untuk berkembang.Elindrainc mengembangkan custom software berdasarkan proses bisnis dan kebutuhan operasional perusahaan, termasuk integrasi sistem, dashboard, dan otomasi. Pendekatan yang tepat bukan selalu membangun software baru, melainkan memilih solusi yang paling masuk akal bagi kebutuhan dan tahap pertumbuhan bisnis.
Jadi, mana yang lebih hemat? Untuk proses yang standar, aplikasi berlangganan bisa menjadi pilihan yang efisien. Untuk proses yang kompleks dan memiliki kebutuhan khusus, custom software patut dipertimbangkan berdasarkan total biaya dan nilai operasionalnya. Ukur keputusan melalui kebutuhan nyata, bukan anggapan bahwa satu model selalu lebih murah daripada model lainnya.
Perusahaan yang sedang mempertimbangkan pilihan tersebut dapat memulai dengan mendiskusikan alur operasional, kebutuhan integrasi, serta biaya yang saat ini dikeluarkan. Dengan assessment yang tepat, keputusan teknologi dapat didasarkan pada kebutuhan bisnis yang jelas, bukan hanya harga yang terlihat di awal.
