Nah, untuk membantu Sobat Medcom membuat formal letter simak yuk tips-tips ini dikutip dari laman Ruangguru:
Menulis surat formal tentu saja berbeda dengan membuat surat personal atau nonformal. Menulis surat formal cenderung lebih berisiko karena surat formal memiliki struktur lebih ketat dan harus diikuti agar surat yang dibuat tampak profesional. Selain itu, kosakata yang digunakan juga harus bersifat formal atau resmi.
Formal letter memiliki berbagai jenis, seperti invitation letter, job application letter, rejection letter, sales letter, order letter, inquiry letter, dan collection letter.
Berikut langkah-langkah membuat formal letter:
1. Tuliskan nama dan alamat pengirim (Addresser)
Addresser adalah bagian pada formal letter yang berisi nama dan alamat pengirim surat. Pengirim surat formal bisa merupakan perorangan maupun atas nama instansi atau perusahaan.2. Cantumkan tanggal dibuatnya surat (Date)
Date merupakan bagian formal letter yang menunjukkan waktu dibuatnya surat.3. Sertakan nama dan alamat penerima (Addressee)
Addressee adalah bagian yang berisi nama dan alamat penerima surat. Namanya mirip nih, sama Addresser, cuma beda 1 huruf aja. Hati-hati tertukar, ya!4. Jangan lupa Salutation and Name
Salutation and Name merupakan bagian yang berisi sapaan formal kepada penerima surat. Biasanya bagian ini menggunakan kata 'Dear' dengan diikuti nama penerima surat. Apabila kamu tidak mengetahui nama atau identitas penerima surat, kamu bisa menggunakan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'.Apabila penerima suratmu adalah perempuan dan kamu yakin dia belum menikah, kamu bisa menggunakan kata 'Dear, Ms.' dengan diikuti nama, contohnya 'Dear, Ms. Nelson'. Sedangkan bila kamu yakin dia sudah menikah, gunakan 'Dear, Mrs.', misalnya 'Dear, Mrs. Nelson'. Kalau penerima suratmu adalah pria, cukup gunakan sapaan 'Dear, Mr.' saja ya, terlepas dari dia sudah menikah atau belum. Misalnya, 'Dear, Mr. Adams'.
5. Jelaskan maksud dan tujuan penulisan surat pada bagian Body
Kita sudah sampai ke bagian inti dari formal letter, yaitu bagian Body. Seperti namanya, bagian Body merupakan bagian badan surat atau isi surat. Bagian ini berisi maksud atau tujuan dibuatnya formal letter tersebut.Bagian ini juga berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima. Nah, di bagian Body ini, kamu bisa menggunakan kalimat pembuka sesuai dengan tipe suratnya. Ada beberapa template kalimat pembuka formal letter yang bisa kamu gunakan, antara lain:
a. Referring to previous letter
Jika kamu ingin merujuk kepada surat yang telah diterima sebelumnya, kamu bisa menggunakan contoh ungkapan berikut:As you stated in your letter, …
Regarding …
Concerning …
With reference to your letter …
b. Request letter
Jika kamu membuat formal letter untuk menuliskan suatu permintaan, kamu bisa menggunakan ungkapan berikut:I would appreciate if you could …
I would be most grateful if you would …
Penggunaan kedua ungkapan tersebut juga mengindikasikan tingkat kesopanan, lho!
c. Apology letter
Jika kamu ingin meminta maaf atas suatu kesalahan yang telah diperbuat, kamu bisa menulis surat dengan menggunakan ungkapan berikut:We apologize for any inconvenience caused …
Please accept our sincere apologize …
d. Complaint letter
Jika kamu ingin memberikan aduan terhadap sesuatu, ungkapan yang bisa kamu gunakan antara lain:I am writing to complain about …
I am writing to express my dissatisfaction with …
I find it most unsatisfactory that …
I’d like to complain about …
Jangan lupa jelaskan keluhanmu secara detail, ya!
6. Tambahkan bagian penutup (Closing)
Closing adalah bagian berisi kalimat penutup yang biasanya berisi ucapan terima kasih serta harapan. Untuk formal letter yang bertipe undangan atau invitation, biasanya diisi dengan harapan agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan dalam surat.Sedangkan untuk formal letter yang berjenis job application, biasanya diisi dengan harapan agar penerima dapat menghubungi pengirim surat untuk berdiskusi lebih lanjut.
7. Jangan lupa sertakan Complimentary Close
Complimentary Close merupakan salam penutup yang disampaikan pada bagian akhir surat. Kamu bisa menggunakan beberapa pilihan salam penutup, misalnya 'Best regards', 'Yours sincerely', dan lain sebagainya.8. Terakhir, beri Signature
Last but not least, yaitu bagian Signature! Signature berisi tanda tangan beserta nama lengkap dan jabatan pengirim. Nah, kalau di bagian Addresser tadi kan yang ditulis adalah nama perusahaan dan alamat perusahaannya. Pada bagian Signature yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang bersangkutan.Contoh
DOK Ruangguru
Nah itulah langkah-langkah dan tips membuat formal letter dalam bahasa Inggris. Semoga membantu yaa!
| Baca juga: Mau Fasih Bahasa Inggris? Simak 5 Dasar Belajar untuk Pemula |
Cek Berita dan Artikel yang lain di
Google News
Viral! 18 Kampus ternama memberikan beasiswa full sampai lulus untuk S1 dan S2 di Beasiswa OSC. Info lebih lengkap klik : osc.medcom.id
