Syarat Perjalanan Luar Negeri Sivitas Akademika, Kemendikbudristek: Jangan Asal

Jakarta:  Sivitas akademika perguruan tinggi yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri (PDLN) harus mengetahui aturan dan syarat yang harus dipenuhi.  Aturan dan syarat ini perlu diketahui, agar sivitas akademika tidak asal berangkat bertugas.
 
Koordinator Umum, Kerja Sama dan Humas Ditjen Diktiristek, Kemendikbudristek, Yayat Hendayana mengatakan, PDLN dapat dilakukan oleh pegawai dan pejabat negara atau tenaga Indonesia.  Perjalanan tersebut dibiayai negara dengan skema APBN dan APBD melalui oleh lembaga negara atau instansi pemerintah.
 
Perjalanan ini pun dapat dilakukan sivitas akademika mulai dari dosen, tenaga kependidikan, maupun mahasiswa. Dengan catatan sesuai dengan ketentuan atau kebijakan Permensesneg No.11 Tahun 2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penanganan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri.

Berikut Persyaratan Umum yang Harus Diperhatikan Pelaksana PDLN:

1. Surat usulan dari Focal Point Administrasi PDLN
2. Surat undangan dari penyelenggara atau mitra kerja sama luar negeri atau surat konfirmasi dari perwakilan pemerintah RI di luar negeri di negara yang dituju
3. Dokumen resmi tentang sumber pembiayaan
4. Jadwal dan agenda serta TOR kegiatan luar negeri
5. Penjelasan relevansi dan urgensi penugasan (alasan)
6. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila perjalanan diajukan instansi lain
7. Kertas posisi atau pedoman delegasi menghadiri kegiatan
8. Brosur atau sejenisnya (bagi PDLN yang hadiri pameran/promosi)
9. Draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait
10. Bagi PNS melampirkan persetujuan pejabat yang menjadi atasan

Dokumen yang Harus Disiapkan Berdasarkan Jenis PDLN:

1. Tugas Belajar

1. Letter of Acceptance (LoA)
2. Jadwal kegiatan
3. Surat perjanjian tujuan belajar
4. Surat keterangan pembiayaan
5. Surat pernyataan jika ada komponen pembiayaan yang ditanggung pribadi.

2. Sidang, Meeting atau Diskusi

Undangan
Kertas posisi
Jadwal kegiatan
Surat keterangan pembiayaan dan surat pernyataan biaya sendiri, jika terdapat komponen pembiayaan pribadi.

3. Pameran

1. Syaratnya harus menyertakan brosur
2. Undangan
3. Jadwal-TOR dan urgensi.

4. Penempatan

1. Undangan/KBRI
2. Surat perjanjian
3. Surat keputusan
4. Surat tugas.

"Sebaiknya PDLN dilaksanakan yang ada urgensinya dengan kemajuan lembaga, seperti berkaitan dengan tridarma perguruan tinggi dan salah satu indikator kinerja utama (IKU)," kata Yayat, dalam 'Sosialisasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN), Izin Belajar dan Pelaporan Mahasiswa Asing' di Universitas Negeri Surabaya, dikutip dari laman Unesa, Jumat. 16 Juni 2023.

Muhammad Irhash Aliya dari bagian Kerja Sama PDLN Kemendikbudristek menegaskan, persyaratan tersebut harus diperhatikan sivitas akademika yang akan PDLN,  Sebab, kata Irhash, masih banyak sivitas akademika yang melakukan kesalahan saat PDLN, sehingga pengajuan pun ditolak.
 
Di antaranya, dokumen pendukung tidak lengkap, pengajuan mendekati deadline atau sudah lewat waktu pengajuan, kesalahan menginput tanggal penugasan, kesalahan menginput komponen biaya hingga kesalahan pemilihan jenis kegiatan.
 
“Kesalahan ini sepele, tetapi sangat berdampak pada ditolaknya surat yang diajukan. Jangan sampai PDLN dilakukan atas kepentingan pribadi yang tidak ada kaitannya kepentingan lembaga atau tridarma dan IKU," tegasnya.
 
Putri Nailatul Himma sebagai narasumber ketiga dari bagian Penataan dan Penguatan Kelembagaan Kemendikbudristek juga menyampaikan tentang Surat Izin Belajar (SIB) dan Pelaporan Mahasiswa Asing. Layanan izin belajar tersebut diperuntukkan bagi perguruan tinggi akademik di bawah naungan Ditjen Dikti termasuk layanan belajar mahasiswa asing.
 
“Perguruan tinggi umum bisa diajukan kepada kami, tetapi kalau perguruan tinggi keagamaan itu bisa ke Kementerian Agama. Layanan tersebut juga dapat dimanfaatkan sebagai pusat pelaporan data mahasiswa asing di Indonesia berdasarkan SIB yang terbit. Sedangkan untuk prosedur visa tinggal terbatas dijelaskan dalam Permenkumham No.29 tahun 2021 pasal 36," jelasnya.
 
Pada kesempatan itu, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, Kerjasama, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Siti Nur Azizah berharap kegiatan ini menjadi bekal bagi sivitas akademika sehingga ketika ada keperluan ke luar negeri bisa siap dari jauh-jauh hari.
 
"Kalau PDLN lancar, agenda dan tujuan ke luar negeri pun bisa lancar. Harapannya dengan adanya PDLN kita bisa semakin meningkatkan mutu kerja sama sehingga kita bisa rekognisi secara internasional," harapnya.
 
Jangan lupa ikuti update berita lainnya dan follow akun google news medcom.id
 

Baca juga:  Intip Tips Persiapan Tembus Jurusan Kuliah Ilmu Komputer di Universitas Top Dunia

 
Cek Berita dan Artikel yang lain di

Google News